La ISO 9001 è la norma internazionale per i Sistemi di Gestione per la Qualità (SGQ), pubblicata dall’ISO (International Organization for Standardization), un ente indipendente non governativo con 164 membri in rappresentanza di gran parte dei paesi del mondo. La norma è stata aggiornata l’ultima volta nel 2015 ed è quindi attualmente nella versione ISO 9001:2015. Ad ogni riunione, la ISO 9001 riceve l’approvazione della maggioranza degli stati membri, per poter godere dello status di norma riconosciuta a livello internazionale. Il Sistema di Gestione per la Qualità, spesso chiamato anche semplicemente SGQ, è una raccolta di politiche, processi, procedure documentate e registrazioni. Questo insieme di documenti, in qualunque formato, definisce le regole interne che descrivono il modo in cui la tua azienda crea e fornisce il prodotto o il servizio ai Clienti. Il SGQ deve essere realizzato su misura per le necessità della tua azienda e del prodotto o servizio che offre, ma la norma ISO 9001 fornisce un insieme di linee guida per fare in modo che non trascuriate nessun elemento importante necessario per il successo di un SGQ.

La ISO 9001:2015 è una norma pensata per essere utilizzata da organizzazioni di qualunque dimensione o settore, nonché da qualsiasi azienda. In quanto norma internazionale, è riconosciuta come base per creare un sistema che assicuri la soddisfazione del Cliente e il miglioramento in qualunque azienda e, perciò, molte importanti realtà la prevedono come requisito minimo per la qualifica dei propri fornitori.

Le aziende certificate ISO 9001 sono soggette ad una prima certificazione e successivamente ad audit di sorveglianza annuali da parte di un Ente Terzo Accreditato. Questo permette di semplificare l’iter di qualifica dei propri fornitori e di aver semplificazioni nell’accreditamento presso i propri Clienti.

Inoltre la ISO 9001 è divenuta una necessità per tutte quelle aziende che vogliono partecipare a bandi di gara, pubblici e privati, in cui la norma è di fatto oramai un prerequisito.

Per finire, un’azienda certificata rassicura i propri Clienti visto che ha adottato un sistema di gestione basato sui sette principi della qualità della ISO 9001 che sono:

Attenzione al Cliente

Poiché l’intero obiettivo di un’azienda è fornire prodotti o servizi ai Clienti, è logico concentrarsi su di essi come elemento principale. Questo inizia con la conoscenza del Cliente e delle sue esigenze, assicurando la comunicazione durante tutto il processo e misurando la loro soddisfazione al fine di misurare se i requisiti, esplicitati e non, sono stati soddisfatti.

Importanza della leadership del top management

Un SGQ per funzionare ha bisogno del pieno coinvolgimento della Direzione Aziendale.

La Direzione dovrebbe creare e mantenere un ambiente interno che coinvolga pienamente il personale nel perseguimento degli obiettivi dell’organizzazione.

Coinvolgimento delle persone

È importante che le persone in tutta l’organizzazione creino valore, soprattutto nel nostro mondo competitivo e in continua crescita. Per garantire ciò, il SGQ deve concentrarsi sulla competenza e crescita delle persone per aiutarle ad impegnarsi nei processi per creare valore in esse. Avendo responsabilizzato e coinvolto le persone nell’organizzazione, queste saranno la forza trainante per il raggiungimento degli obiettivi.

L’approccio per processi

Cercare di comprendere, controllare e migliorare un sistema complesso può spesso essere complicato e faticoso. Il SGQ ci invita a vedere, scomporre e gestire la nostra organizzazione in singoli processi. Identificare, capire e gestire (come fossero un sistema) processi tra loro correlati contribuisce all’efficacia dell’organizzazione nel conseguire i propri obiettivi. Il controllo e il miglioramento dei singoli processi può essere un modo molto più semplice ed efficace per controllare e migliorare l’intero sistema.

Miglioramento continuo

Le aziende che rimangono uguali a sé stesse nel tempo in un mercato sempre più competitivo saranno rapidamente superate dalla concorrenza. Per contrastare questa pressione l’azienda deve migliorare costantemente. Ciò consente all’azienda di reagire ai cambiamenti delle condizioni interne o esterne per creare nuove opportunità. Gli obiettivi devono essere pianificati e SMART (specific, measurable, accepted, realistic, timely, cioè specifici, misurabili, realizzabili, realistici, definito nel tempo) e non funzioneranno senza impegno al cambiamento.

Processo decisionale basato sull’evidenza

È oramai dimostrato che è più probabile che tu ottenga i risultati desiderati basando le decisioni sull’analisi e la valutazione dei dati piuttosto che su una interpretazione istintiva della situazione. Questo è il motivo per cui nei requisiti ISO 9001 ci si concentra sul monitoraggio e la misurazione. Per dire che un processo sta funzionando correttamente, abbiamo bisogno di dati adeguati e parametri di riferimento per pianificare e valutare i miglioramenti. Per questo motivo, mantenere una buona documentazione, reale, snella ma precisa, diventa fondamentale per facilitare molti degli altri principi di gestione della qualità.

Gestione delle relazioni

Poiché l’interazione con le parti interessate come clienti, dipendenti e fornitori può influenzare le prestazioni di un’organizzazione, è fondamentale gestire queste relazioni. L’attenzione si concentra spesso sulla gestione delle relazioni con la rete di fornitori, ma mantenere le relazioni di tutte le parti è importante per ottimizzare il loro impatto sull’organizzazione e rendere più probabile un successo duraturo. Le aziende di successo vedono queste relazioni come partnership piuttosto che strettamente interazioni cliente/fornitore.

Perché la ISO 9001 è un vantaggio per la tua organizzazione?

Migliori la tua immagine e credibilità – Quando i clienti vedono che sei certificato da un organismo autorevole, capiscono che hai implementato un sistema focalizzato sulla soddisfazione dei requisiti dei Cliente e sul miglioramento. Questo aumenta la loro fiducia nella tua capacità di fare ciò che prometti.

Migliori la soddisfazione dei clienti – come abbiamo visto uno dei principi chiave degli SGQ ISO 9001 è concentrarsi sul miglioramento della soddisfazione del Cliente, individuando e soddisfacendo i suoi requisiti e bisogni. Migliorando la soddisfazione, aumenti la fidelizzazione dei Clienti.

Completa integrazione dei processi – Usando l’approccio per processi della ISO 9001, non si prendono in considerazione solo i singoli processi nella propria organizzazione, ma anche le interazioni di tali processi. Così facendo, è più facile identificare le aree per il miglioramento e i risparmi in termini di risorse nell’ambito della propria organizzazione.

Uso di decisioni basate sui fatti – Assicurare di prendere decisioni basate sui fatti reali è una chiave del successo per un SGQ ISO 9001. Inizialmente per qualcuno potrà essere uno sforzo, ma in questo modo, si possono mirare meglio le risorse per correggere al meglio i problemi e migliora la propria efficienza ed efficacia organizzativa.

Creare una cultura di miglioramento continuo – Con il miglioramento continuo come principale output dell’SGQ, puoi raggiungere risultati sempre maggiori in termini di risparmio di tempo, denaro e risorse. Introducendo questa cultura nella tua azienda, puoi far concentrare la forza lavoro sul miglioramento dei processi di cui sono direttamente responsabili.

Coinvolgere le persone – Chi meglio delle persone che lavorano nell’ambito di un processo può trovare le soluzioni più efficaci per migliorare tale processo? Concentrando l’impegno della tua forza lavoro, oltre che sul mantenimento, anche sul miglioramento dei processi, il personale sarà più coinvolto nei risultati dell’organizzazione.

Per approfondimenti e curiosità non esitate a contattarci!

A presto,

Aesse Team

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